O zarządzaniu czasem, czyli Macierz Eisenhowera i inne wskazówki

Trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych – generał Dwight Eisenhower mówił, że to co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.

Na podstawie swoich przemyśleń, stworzył macierz, nazywaną później od jego nazwiska, która dzieli zadania do wykonania na cztery grupy:

  • Ważne i pilne,
  • Ważne i niepilne,
  • Nieważne i pilne,
  • Nieważne i niepilne.

Pierwsza ćwiartka – zadań ważnych i pilnych, tak naprawdę powinna być pusta, bo w innym razie oznacza to, że coś przeoczyliśmy, zaniedbaliśmy, odłożyliśmy na ostatnią chwilę, albo doszło do jakieś awarii. Jeśli jednak znajdują się tu jakieś zadania, komunikat jest prosty: Zajmij się tym natychmiast lub deleguj to zadanie.

Druga ćwiartka, to zadania, które są ważne, ale nie są do zrobienia na już. Przy tych zadaniach powinniśmy ustalić ilość potrzebnego czasu do ich wykonania oraz zaplanować na nie czas, a następnie konsekwentnie realizować.

Trzecia ćwiartka, w której znajdują się zadania nieważne, ale pilne, niesie za sobą wskazówkę: Deleguj lub realizuj po ustaleniu priorytetów. Najlepiej, jeśli takie zadania możemy komuś zlecić, np. naszym kolegom i koleżankom z pracy. Czasami jednak nie mamy komu powierzyć takich zadań, często w życiu prywatnym, wtedy musimy ustalić priorytety i realizować te zadania szybko, ale nie pomijając priorytetów.

Czwarta ćwiartka – zadań nieważnych i niepilnych, to obszar, który powinniśmy minimalizować. Są to bowiem często zadania bezcelowe, zabierające nasz czas. Jeśli jakieś zadania się tu znajdują, zapomnij o nich lub je ogranicz.

 Inną wskazówką, dotyczącą zarządzania swoim czasem jest to by nie czekać, aż będziemy mieli dwie lub więcej godzin wolnego czasu, bo to rzadko się zdarza, a wykorzystywać każdą wolną chwilę na realizację części jakiegoś zadania. Przykładowo czekając na tramwaj, w poczekalni u lekarza albo w przerwie naszego ulubionego programu, możemy napisać mail, zadzwonić do kogoś, albo przeczytać kilka stron książki.

Ponadto, zadania, które trwają mniej niż 2 minuty, np. wysłanie maila do kolegi z pracy z plikiem, o który nas poprosił, możemy zrobić od razu, a nie wpisywać go na naszą listę „To do”.

Powinniśmy też ocenić, które zadania w naszej pracy czy życiu prywatnym, są najważniejsze, tzn. przynoszą największą korzyść. Okazuje się bowiem, że często takie zadania, to tylko 20% naszej pracy. Reszta nie przynosi wielkich rezultatów, a zabiera sporo czasu i energii. Jeśli już ustalimy priorytety, powinniśmy się bardziej skoncentrować na nich niż na robieniu coraz większej ilości mało istotnych rzeczy.

Cennym nawykiem jest też, aby duże zadania dzielić na etapy, na pewne mniejsze części i każdą z nich traktować jak osobne zadanie, które oddzielnie planujemy i realizujemy. Jest to tzw. zasada plasterków salami.

Na koniec warto wspomnieć, że pomiędzy pracą należy planować przerwy, dzięki którym odpoczywamy i możemy nabrać dystansu do pewnego zadania. Jedną z technik w tym zakresie, jest tzw. Technika Pomodoro, która mówi o tym, że po 25 minutach pracy, powinniśmy mieć 5 minut przerwy.

Mam nadzieję że informację będą dla Was przydatne!

Natalia D.

avatar