Praca zdalna – odkryj z Nami nową ustawę o pracy zdalnej

Przemiany współczesnego rynku pracy jako integralnej części gospodarki są niezwykle dynamiczne i trudno przewidzieć, jakie będą występować na nim tendencje w perspektywie kilku, kilkunastu lat. Potwierdza to pandemia COVID-19, która w krótkim czasie zmieniła kształt niemal wszystkich dziedzin życia społecznego, w tym również funkcjonowanie rynku pracy. Jedną z głównych zmian, które zaszły w wielu społeczeństwach wraz z pojawieniem się pandemii COVID-19 jest wzrost liczby osób wykonujących swoje obowiązki zawodowe w formie pracy zdalnej. Jednakże, wbrew powszechnej opinii praca zdalna jest formą organizacji pracy wykorzystywaną od dawna. Przez wiele lat opisywana była przy wykorzystaniu terminu „telepraca”, jednak w ostatnim czasie spopularyzowało się pojęcie pracy zdalnej, które ma tożsame znaczenie. Główna różnica między tymi terminami polega na tym, że telepraca charakteryzuje się mniejszą elastycznością w porównaniu do pracy zdalnej, gdyż nie może być wykonywana w sposób nieregularny.

Czym jest praca zdalna?

Jak wskazano w Kodeksie Pracy, praca zdalna oznacza wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika. By pracownik mógł pracować zdalnie, musi złożyć oświadczenie, w którym potwierdza bezpieczne i higieniczne warunki pracy w miejscu, w którym będzie ją wykonywał. Miejsce wykonywania pracy zdalnej, również uzgadnia z pracodawcą, czyli pracownik nie ma pełnej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej. Każdorazowo musi poinformować pracodawcę o tym, skąd będzie pracował, a pracodawca musi wyrazić na to zgodę.

Zasady pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu z przedstawicielami pracowników, a także z zakładową organizacją związkową, jeżeli na terenie zakładu funkcjonuje organizacja związkowa lub w regulaminie, jeżeli nie doszło do zawarcia porozumienia. Regulamin oraz porozumienie powinny zawierać:

grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci, pracą zdalną;
zasady pokrywania przez pracodawcę niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy,
zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego w przypadku wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy,
zasady ustalania ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Rodzaje pracy zdalnej wg Grant Thornton

Właściwa praca zdalna

Uzgadniana indywidualnie przez pracownika i pracodawcę na wniosek pracownika, stosownie do potrzeb obu stron,

Wykonywana na polecenie pracodawcy

Wydawana wyłącznie na czas określony, z przyczyn niezależnych od pracodawcy; zlecona może być w sytuacji stanu epidemii lub innego stanu nadzwyczajnego oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu, a także w sytuacji, gdy pracodawca nie jest w stanie czasowo zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Polecenie pracy zdalnej może być cofnięte przez pracodawcę z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem lub niezwłocznie, gdy pracownik zgłosi, że warunki w miejscu wykonywania pracy zdalnej uległy zmianie i uniemożliwiają wykonywanie pracy.

Okazjonalna praca zdalna

Potocznie można ją nazwać „pracą zdalną na żądanie”. Okazjonalna praca zdalna dostępna jest na uzasadniony wniosek pracownika (np. opieka nad chorym dzieckiem). Wniosek jest niewiążący, to znaczy, że pracodawca może odmówić jego uwzględnienia. Każdy pracownik, niezależnie od wymiaru czasu pracy, ma prawo do 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym. Z uwagi na jej szczególny charakter, nie są stosowane niektóre przepisy dotyczące pracy zdalnej m.in. obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy.

O czym warto wiedzieć?

Co do zasady, pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika w przypadku:

pracownicy w ciąży,
pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
pracownika sprawującego opiekę nad członkiem rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
pracownika wychowującego dziecko, które posiada opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego.

Jednakże, istnieje wyjątek od tej zasady – jeśli wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy, pracodawca może odmówić akceptacji wniosku o pracę zdalną. Odmowa musi zawierać uzasadnienie pisemne i zostać przekazana pracownikowi w terminie 7 dni od złożenia wniosku.

Jakie obowiązki ma pracodawca wobec pracowników wykonujących pracę zdalną?

Pracodawca jest zobowiązany wobec pracownika wykonującego pracę zdalną:

zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy,
zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy lub pokryć ich koszty,
pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej;
zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie np. prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę,
określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.