9 sposobów na bardziej efektywną prace

9 sposobów na bardziej efektywną prace!

Ostatnimi czasy w naszym zespole zaczęto zwracać uwagę, że inne osoby powinny uczyć się ode mnie organizacji. Nie ukrywam, że trochę mnie to zdziwiło, bo po prostu wykonuję swoją pracę terminowo. I wtedy do mnie dotarło, że nie zawsze przychodziło mi to z łatwością.

Nie jestem ekspertem w tej dziedzinie, nie mam skończonych kursów o dobrej organizacji. Wypracowałam kilka mechanizmów, na bardziej efektywną prace. Szczególnie wtedy gdy zadań jest bardzo dużo i chciałabym się nimi podzielić 😊

  1. Prowadź kalendarz!

Nie łudź się, że będziesz pamiętał o wszystkich spotkaniach i zadaniach na dany dzień. Szczególnie wtedy gdy każdy dzień trochę się różni, więc zapisuj wszystko! Jeżeli danego dnia masz spotkanie zapisz je w kalendarzu, koniecznie z godziną!

Co istotne zapisuj nawet takie małe rzeczy, jak wysłanie smsa lub maila. Czasami w danym momencie nie mamy takiej możliwości, żeby zastanowić się nad treścią danej wiadomości. Dlatego jeżeli to nie jest pilny temat zapisz sobie, żeby zrobić to później wiesz mi ułatwiło mi to mocno komunikację z pracownikami i klientami.

 

  1. Lista zadań!

Ten podpunkt po części odnosi się do kalendarza. Czasami jedno duże zadanie zapisane w kalendarzu ma wiele małych podpunktów dlatego warto zapisać je na osobnej karteczkę. Położ ją przed sobą w miejscu widocznym i wykreślaj każdy z podpunktów gdy już zostanie zrealizowany!

 

  1. No tak, brzmi pięknie, ale co w sytuacji gdy pojawiają się rzeczy na już, które nie były wcześniej zaplanowane?

Skoro są to zadania na już to trzeba je wykonać w danym momencie. W takim wypadku daję sobie 5 minut na przeorganizowanie dnia, ustalam hierarchię zadań. To co może poczekać odkładam na następny dzień i zajmuję się serio najpilniejszymi zadaniami. Oczywiście bardzo często jest tak, że kiedy wpada takie wyzwanie na wczoraj wykonuję inną rzecz. Bardzo ważne jest, żeby mimo wszystko zakończyć ją na danym etapie. Czasami, jednak nie ma takiej możliwości. W takim wypadku zapisuję na czym skończyłam dana czynność, żeby łatwiej mi było potem do niej wrócić gdy już uporam się z pilniejszym tematem 😊

 

  1. Uwzględnianie czynności stałych!

W każdym roku, miesiącu, a czasami tygodniu są zadanie, które trzeba wykonać do danego terminu. To takie zadanie wyznaczam jako priorytetowe i oczywiście zapisuję je w kalendarzu! 😊 Podkreślam je zazwyczaj na kolorowo i zaczynam od nich prace tego dnia kiedy muszę je wykonać.

 

  1. Dzień zaczynam od rzeczy najważniejszych.

Oczywiście często jest tak, że jest kilka takich zadań danego dnia. Skutkiem czego zaczynam od tych, które zajmą mi najmniej czasu i konsekwencję dążę do realizacji następnych rzeczy z listy. Na koniec dnia zostawiam takie zadanie, które nie wymagają już, aż takiego skupienia.

 

  1. Pamiętaj o przerwach!

Oczywiście nie za często, bo jednak to rozprasza. Nie pozwól żebyś był głodny podczas wykonywania swoich obowiązków! Nic tak nie dekoncertuję jak burczący brzuch. 😉 Co z tego, że poświecisz na coś pół godziny, kosztem uczucia głodu, skoro najedzony zrobiłbyś to w 15 minut? Co więcej pozwól sobie na chwilę oddechu. Warto czasami zamknąć na chwilę oczy albo spojrzeć gdzieś poza ekran komputera. Bardzo korzystnie wpływa na nasz wzrok, oczywiście nie rób tego, jeżeli obsługujesz piłę tarczową, bo wtedy możesz stracić palce 😉

 

  1. Mniej porządek na biurko!

Oczywiście nie musi być idealny ład, ma być to porządek w którym ty się odnajdujesz. Mniej się dekoncentrujesz jak sięgasz po pieczątkę, długopis, zszywacz itp. odruchowo niż jak musisz przerzucić pół tony papierów, żeby go znaleźć.

 

  1. Wysyłaj do siebie sms!

Może wydawać się to dziwne, ale czasami jest tak, że po powrocie do domu przypomni nam się, że powinnyśmy coś zrobić. Warto wtedy ustawić sobie przypomnienie w telefonie na konkretną godzinę następnego dnia roboczego lub wysłać sms na swój numer służbowy. Następnego dnia możesz zacząć prace od tej zapomnianej rzeczy. 😊 Niweluje to dużo stresu i pomaga wbrew pozorom nie myśleć o pracy po pracy 😊

 

  1. Najważniejsze, nie poddawaj się od razu!

Ja czasami też wpadam w pułapkę wielu zadań na raz, ale coraz częściej potrafię to zauważyć, wtedy biorę głęboki oddech, tworzę nową listę zadań, bazując na tym co już rozpoczęłam i nie skończyłam i punkt po punkcie realizuję zadania z listy.

Mam nadzieję, że może przyda ci się te kilka wskazówek, które sprawdzają się u mnie.

~ Karolina

guest
1 Komentarz
Inline Feedbacks
View all comments
Anko
Anko
26 maja 2021 15:25

same prawidła !!! i tylko tak organizować sobie czas …